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「履歴書の自己PRがうまく書けない」「職務経歴書をAIで作りたいけれど、何を入力すればよいのか分からない」。そんなときは、担当した仕事を短いメモにするところから始めてみましょう。
AIは、経験メモを文章に整理したり、長い説明を短くしたりする下書きづくりに活用できます。確認できる事実をそろえ、AIの出力を元のメモと照らし合わせてから、応募先に合う形に整えるのが、この記事で提案する進め方です。
応募先がAIの利用や提出方法について指定している場合は、その条件を先に確認してください。AIが作った文章を使えば選考を通過できる、という保証はありません。
この記事では、入力前の経験整理、コピーして使える指示文、提出前の確認ポイントまでを紹介します。後半では、書類の準備に加えて、IT分野の学習や就職支援も検討したい場合の選択肢を整理します。
AIに頼む前に、履歴書と職務経歴書の役割を分けよう
履歴書と職務経歴書では、伝える内容の詳しさが異なります。ハローワーク大森の資料では、履歴書は学歴・職歴・資格・志望動機などを簡潔に伝えるもの、職務経歴書は具体的な経歴や強みを伝えるものと説明されています。
| 書類 | 主に伝える内容 | AIに整理を頼む部分の例 |
|---|---|---|
| 履歴書 | 学歴・職歴・資格などの概要と、様式に応じた志望動機など | 自分で整理した志望理由を、記入欄に合う長さにまとめる |
| 職務経歴書 | 担当業務、役割、経験、技能、実績などの具体的な説明 | 経験メモから職務要約や自己PRの下書きを作る |
入社年月、会社の正式名称、取得した資格などは、本人が資料と照合して記入します。AIへの依頼も「履歴書を全部作って」より、「この経験メモから職務要約を作って」のように、対象を絞ってみてください。
応募先から書式の指定がない場合は、ハローワークが案内する履歴書の様式例も確認できます。文章の下書きができたら、提出用の様式に移して仕上げましょう。
AIで履歴書・職務経歴書を作る5ステップ
1．自分が担当した仕事を、事実のメモにする
最初から整った文章にする必要はありません。まずは、自分が実際に担当した業務を箇条書きにします。
ハローワーク札幌も、職歴・実績・スキルを洗い出し、応募先の求める内容と照らして整理する手順を案内しています。その考え方をもとに、AIへ渡す前のメモを次の形で用意してみましょう。
| 整理する項目 | メモする内容 | 確認したいこと |
|---|---|---|
| 担当業務 | 何を、どのくらいの頻度で行ったか | 自分が担当した仕事か |
| 自分の役割 | 担当、補助、確認、管理など | チーム全体の役割と混ざっていないか |
| 工夫したこと | 目的と、実際に取った行動 | 後から考えた案を経験に含めていないか |
| 結果 | 確認できる変化や実績 | 数字の根拠を説明できるか |
| 使用したツール | ツール名と、実際にできる操作 | 利用経験と開発経験を分けているか |
| 応募先との接点 | 求人の要件と関連する経験 | 経験済みと学習中を分けているか |
| 未確認の点 | 年月、正式名称、数値など | 確認できるまで保留にしているか |
数値で示せる成果がないときも、担当範囲や工夫を具体的に書き出せます。「責任感がある」だけで止まったら、「どんな作業で、何を確認し、どう進めていたか」を思い出してみてください。
2．入力する情報を、文章作成に必要な範囲に絞る
AIへ入力する前に、利用するサービスの規約やプライバシーポリシーで、入力内容の利用・保存の扱いを確認しましょう。
個人情報保護委員会は、入力した個人情報が学習などに利用される可能性や、出力に不正確な内容が含まれる可能性を示し、規約等を確認して利用を判断するよう案内しています。情報の扱いは、利用するサービスや設定によって確認が必要です。
下書きづくりでは、次のように情報を整理する方法をおすすめします。
- 氏名・住所・電話番号など、文章を整えるために不要な個人情報を外す。
- 会社名や顧客名は、必要に応じて「A社」「取引先」などに置き換える。
- 社外秘の資料や非公開の数値は入力せず、勤務先の情報管理ルールも確認する。
仮名に置き換えても、仕事内容などの組み合わせから相手が特定される場合があります。伏せ字だけに頼らず、渡す情報そのものを必要な範囲に絞ってください。
3．事実を追加しない条件で、下書きを依頼する
経験メモができたら、次の指示文を使えます。まずは職務経歴書の「職務要約」から試してみましょう。
以下の経験メモから、職務経歴書の「職務要約」の下書きを作ってください。
条件：
・メモにない業務、役職、資格、数値、実績は追加しない。
・「担当」と「主導」、「使った」と「開発した」を区別する。
・仮名にしている会社名や顧客名は、仮名のままにする。
・情報が足りない場合は、推測せず質問する。
・応募先の要件に合う経験がメモにない場合、あるように書かない。
・本人が面接で説明できる、具体的で平易な文章にする。
出力：
1．職務要約の下書き
2．各文が経験メモのどの内容に基づくか
3．本人への確認が必要な質問
経験メモ：
【担当業務】
【自分の役割】
【実際に行った工夫】
【確認できる結果】
【使用したツールと操作】
【応募先の公開求人で確認した要件】
【未確認の点】「職務要約」を「自己PR」に置き換えて使うこともできます。自己PRの場合は、伝えたい強みと、それが表れた行動をメモに加えてください。
この指示文でも、誤りを完全に防げるわけではありません。AIが示す文章の根拠も、元のメモと照らして自分で確かめましょう。
4．役割・数値・スキルが変わっていないか照合する
読みやすい文章ができたら、一文ずつ「自分の経験として説明できるか」を確認します。
特に、補助した仕事が「主導した」に変わっていたり、ツールを使った経験が「システムを開発した」に変わっていたりしないかを見てください。自分の担当範囲とチームの成果も分けて確認します。
「大幅に改善」「高い評価を獲得」といった表現が追加された場合は、何を根拠にそう言えるのかを確かめましょう。確認できない表現は削り、実際に行ったことに戻します。
5．応募先の条件と、提出するファイルを確認する
最後に、求人の仕事内容や応募条件と照らして、どの経験を先に伝えるかを決めます。企業名だけを入れ替えて使い回す前に、その求人と関係のある経験が伝わっているかを確認しましょう。
提出前には、次の項目を点検してください。
- 在籍期間、会社名、資格名が資料と一致している。
- 履歴書と職務経歴書で年月や役割が食い違っていない。
- 経験済みの技能と、学習中の内容を区別している。
- 「A社」「要確認」などの下書き用の記号が残っていない。
- 応募先のAI利用・書式・文字数・ファイル形式の指定に沿っている。
- 出力したファイルで、改ページや文字切れが起きていない。
書類を面接でどう説明するかまで準備したい方は、職務経歴書と面接で経験を伝えるための準備も参考にしてください。
履歴書の志望動機を整えるプロンプト例
志望動機を作る場合は、自分がその会社や仕事に関心を持った理由を先に書き出します。企業の公開情報で確認したことと、自分の経験・希望を分けておくと、内容を点検しやすくなります。
次の指示文は、材料がそろってから文章を整えるために使ってください。
次のメモから、履歴書の志望動機の下書きを作ってください。
【求人や企業の公開情報で確認した内容】
【自分が応募したいと思った理由】
【仕事に生かせる、実際の経験】
【指定文字数・記入欄の目安】
条件：
・メモにない企業の特徴や、私の経験・価値観を追加しない。
・情報が不足している部分は、文章を作る前に質問する。
・学習中の内容を、実務経験があるように書かない。
・本人の理由と経験が伝わる、平易な文章にする。
・下書きと、本人が確認すべき点を分けて示す。完成後は、「なぜこの仕事を選ぶのか」「どの経験を生かしたいのか」を自分で話せるか確認します。違和感がある表現は、自分が普段使う言葉に直しましょう。
作成例：数字を足さずに、担当した仕事を伝える
以下は、入力メモと文章の関係を示すための架空の作成例です。実際の利用体験や採用実績を示すものではありません。
入力する経験メモ
- 事務職として、週に1回、報告用のデータを集計していた。
- Excelの既存の関数を使っていた。
- 確認漏れを防ぐため、チェックする項目を自分のメモに記録していた。
- 作業時間の変化やミスの減少率は計測していない。
事実に沿って整理した文章例
事務職として、Excelを用いた週次の報告用データ集計を担当していました。確認漏れを防ぐため、チェックする項目をメモに残し、作業時に確認していました。
このメモから「作業時間を30％削減」「自動化システムを開発」「チームの改善を主導」と書くことはできません。数値、開発経験、役割のいずれも、元のメモでは確認できないためです。
担当した業務と、自分が取った行動を具体的にするだけでも、説明の中身は整理できます。
AIで応募書類を作るときのよくある質問
AIが作った文章を、そのまま提出してもよいですか？
応募先のAI利用に関する指示を確認したうえで、事実・表現・提出形式を自分で点検してください。生成された文章を読まずに提出する使い方は避けましょう。
面接で詳しく聞かれたときに説明できるよう、文章の内容を自分で理解し、必要な修正を行ってから提出します。
数字で示せる実績がない場合は、どう書けばよいですか？
確認できる業務内容、担当範囲、頻度、工夫を具体的に書きましょう。計測していない時間短縮や達成率を作る必要はありません。
まずは「何を担当したか」と「どう取り組んだか」の二つをメモにすると、文章に使える材料を整理できます。
AIで書類を作った経験は、ITスキルとして書けますか？
使ったツールや用途は、実際に行った範囲で説明してください。「AIで文章の下書きを整理した経験」から、プログラミングやデータ分析の実務経験まであるように広げないことが大切です。
IT職種を目指す場合は、その求人で必要とされる操作や業務と、自分が実際にできることを照らし合わせましょう。
経験を整理した後は、次に必要な準備を選ぼう
まずは、担当した仕事を一つ選び、経験メモを作ってみてください。AIで下書きを整えたら、事実を確認し、応募先に合わせて仕上げる。この順序で進めましょう。
経験は思い出せても文章にまとめにくい場合は、人に相談する方法もあります。ハローワークでは、職業相談窓口で応募書類の添削アドバイスなどを案内しています。
一方、経験を整理する中で「これからIT分野を学びたい」「実際に取り組んだ成果物を増やしたい」と感じたら、学ぶ内容や続けやすい環境も具体的に考えてみましょう。
IT分野の学習と就職支援を検討している方へ
障害があり、IT分野の学習や就職活動の支援を検討している方には、就労移行支援という選択肢があります。
Neuro Diveは、データ分析や業務効率化などの学習と、就職活動の支援を行う就労移行支援事業所です。
利用には障害福祉サービス受給者証が必要です。就労中・休職中などの利用可否や在宅訓練の扱いは、状況や自治体の判断などによって異なるため、事業所と自治体への確認が必要になります。
関連記事では、学習内容、質問できる環境、通所、費用など、検討前に整理したいポイントをまとめています。IT学習と就職準備をどう進めるか考えたい方は、自分に必要な支援と利用条件を確認するところから始めてみてください。
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